各施設のインフォメーション担当同士の情報共有や意見交換の場として、また同協議会が観光客向けに制作する案内ツールなどの参考にしようと、2008年8月に「天神コンシェルジュ合同ミーティング」第1回目が実施された。イムズやソラリアプラザなど商業施設、百貨店、ホテル、観光案内所などインフォメーション担当者ら約25～30人が参加し、年4回行われている。

「天神の来街者が快適に過ごせるように」と天神コンシェルジュ合同ミーティング担当の同協議会メンバー・仲野照美さん。ミーティングでは自己紹介から始まり、業務上の悩みや新店・退店情報の共有、必要なツールなど意見を交換する。「屋台の有名店、おすすめの店など旅行者から聞かれることが多い」と、ある施設は独自で制作したイラスト入りのラーメン店マップを持ち寄り、他施設の担当者と共有するなど施設を超えた交流があり、貴重な場になっているという。

外国人旅行者への接客については、館内放送を4カ国語で行うなど充分な対応ができている施設がある一方、ボディーランゲージで対応し、満足のいく接客ができていない施設もあるなど、改善点も浮き彫りになった。少しでも問題点を改善するため、同協議会は各担当者が自由にダウンロードできる天神の外国語マップなど、現場の意見が役立てたツールを制作した。

意見交換のほか、大手旅行関係者や外国人向けフリーペーパーの編集者らを講師に迎え、土産、ラーメンなどのタウン情報はもちろん、外国人対応、イベントなどあらゆる方面からのセミナーも開催している。

実際に合同ミーティングを始めて「参加者からは『今後も参加したい』と前向きな反応があるほか、ミーティング終了後も居残り、参加者同士で情報交換をする姿も見られるようになった」と仲野さん。「何とか来店客の問い合わせに応えようと、どうにかして調べる姿勢も見えて意識が高い。確実にモチベーションアップにつながっているのでは」という。

「博多駅ビルが誕生する来年を目途に、インフォメーションの横の連携を徹底したい」と仲野さん。「（同ミーティングのような）正式な場を持たなくても、自分たちで情報交換できるようなきっかけ作りになれば」と話す。

担当者は案内業務のシフトの合間をぬい、調整して参加している。「忙しい中、時間を作って参加してくれている。さらに有意義な時間にしなくてはと今後は、単なる情報交換の場だけでなく語学講座などの勉強会をはじめ、案内業務にプラスになる内容にも取り組んでいきたい」という。「少ない時間の中でコミュニケーションがうまくいって、各自のモチベーションアップにつながり、スムーズな接客を目指して欲しい」。

来年にはいよいよ博多駅も開業。一緒に福岡を盛り上げようと「天神の顔」となるコンシェルジュは日々奮闘している。